Organiser un week-end jeunes

Jeudi 14 janvier 2010

Pour organiser une rencontre en région, pas forcément besoin d’avoir déclaré une association. Il suffit d’un peu de bonne volonté, d’un téléphone, et d’un ordinateur avec Excel.

Voici une manière de procéder et quelques conseils pour vous en sortir pour votre première fois…

 

Contacter un club

C’est la première étape, vous avez une idée de la date à laquelle vous voulez vous rencontrer, vous avez une préférence pour telle ou telle plateforme compte tenu de son moyen de lancement, son aérologie, son accessibilité, son ambiance ou autre… Il vous faut contacter le club pour voir si il accepte de vous accueillir et à quelles conditions.

 

Qui contacter ?

Il n’est pas obligatoire de contacter le président, parfois le chef-pilote ou un instructeur du club sera un interlocuteur plus disponible, et lui se chargera de discuter avec le bureau du club pour les questions de tarifs, de machines, etc.
Renseignez vous auprès des membres du club sur la personne à contacter, si possible quelqu’un qui sera présent lors du week-end. N’oubliez pas que dans la plupart des cas le club ne vous connaît pas, et il est important d’installer une relation de confiance entre vous, représentant du groupe, et la personne du club qui gèrera la rencontre coté club.
Soyez donc honnêtes et objectifs, essayez de comprendre ce qui peut poser problème au club, proposez des solutions qui tiennent compte de vos intérêts et de ceux du club. Très souvent le fait de se présenter comme instructeur facilite l’instauration de cette relation de confiance.

Mettez en avant l’intérêt de la rencontre pour le club (surplus d’activité), et pour le vol à voile jeune en général, la possibilité d’article de presse au niveau local, etc, etc..

 

Les questions à poser.

 

Hébergement : dortoir, possibilité de mettre des tentes, présence de sanitaires.
Nourriture : y a-t-il de quoi conserver la nourriture, faire la cuisine (plaques, barbeuk, frigo, casseroles), y a-t-il suffisamment de tables pour tout le monde ?

Spécificités de la plateforme : conditions particulières, aérologie favorable…
Machines utilisables sur place : combien de biplaces, quelles conditions pour les utiliser, possibilité d’utiliser les monoplaces ou pas, se renseigner sur la fréquentation des membres du club à la période de la rencontre. C’est là qu’il faut envisager ou pas de ramener des machines extérieure.

Précisez le nombre d’instructeur de votre coté, et de personnes qui seraient capable de prendre un biplace en commandant de bord avec le moyen de lancement du club. Si vous n’avez pas assez de commandants de bord, demandez au CTR si il y en a un dans votre région, ou dans votre club, ou à un instructeur sympa de votre région, ou assurez vous qu’il y en aura suffisamment dans le club d’accueil…

Parcage des machines extérieures : places libre dans le hangar, piquetage à l’extérieur…

Tarifs : convenez des tarifs planeur, moyen de lancement, hébergement. Si c’est gratuit assurez-vous en, ça évite les mauvaises surprises. Pour les cotisations, évitez à tout prix les cotisations par personne. Certains ne ferons peut être que 30 minutes de vol dans le week-end, une cotisation même de 15€ fait passer le prix du week-end du simple au double.
Très souvent les clubs ne font payer aucune cotisation. Mettez en avant l’intérêt de ce type de manifestation pour le vol à voile en général, au niveau de la région, et le surplus d’activité que cela procure au club. Au pire arrangez vous sur une cotisation globale que vous répartirez équitablement entre les gens.

 

Machines extérieures

Si il vous faut des biplaces en plus, cherchez dans vos clubs, pensez aux machines régionales, n’oubliez pas de vérifier qu’il y ait un crochet treuil si besoin, et prévoyez la voiture qui va bien pour tracter.

 

Les participants

Toute la logistique est prévue, vous savez déja que quelques personnes sont intéressées par le week-end, il y a aussi tous ceux qui ne sont pas au courant qu’un week-end se prépare, il faut les contacter pour leur dire la date exacte, le club, les tarifs, et pour vous il faut savoir qui vient, et quels jours pour pouvoir prévoir les repas… Facebook, volavoile.net, mails, téléphone, tous les moyens sont bons.
C’est aussi l’occasion de savoir qui peut être commandant de bord, qui peut ramener une machine, qui peut aller faire les courses…

 

Les courses

Faites simple, pas cher (bolos, carbos, salades, sandwich…). Une équipe se charge de faire les courses pour tout le monde pour tout le week end. Quelqu’un avance l’argent, garde le ticket de caisse.

 

Les comptes

Le mieux est de faire les comptes tout au long du week-end pour que chacun puisse payer avant de partir.
N’oubliez pas de rembourser celui qui a avancé l’argent des courses, celui qui a payé le surplus d’essence pour ramener un planeur. En général le club vous enverra la facture la semaine qui suis, mais laissez lui en acompte tout l’argent liquide qui vous reste : ça vous évite de vous promener avec une somme importante, et vous prolongez la bonne relation que vous avez le club en lui montrant que vous voulez le payer.

 

 

Soyez irréprochables dans votre comportement en piste et en vol, n’oubliez pas qu’en tant que groupe de jeunes on vous pardonnera peut-être moins facilement certains écarts, donc veillez à être exemplaire. Cela vous facilitera par la suite les contacts avec les autres clubs et les prêts de matériel.